Tem niêm phong phong bì - hồ sơ

Tem niêm phong phong bì - hồ sơ

Một trong những nhu cầu niêm phong phổ biến nhất chính là niêm phong các loại hồ sơ. Tùy theo đon vị và mục đích niêm phong mà mức độ bảo mật của các loại hồ sơ này sẽ khác nhau. Hồ sơ khi là hàng hóa được giao từ người này đến người kia sẽ được niêm phong để đảm bảo an toàn. Hồ sơ lưu và vận chuyện trong nội bộ thì cần niêm phong khi có nội dung quan trọng. Hồ sơ trong ngân hàng thì cần sự bảo mật tối đa vì quyền lợi của nhiều phía

Có những loại hồ sơ được xem là tuyệt mật được lưu hành trong hệ thống chính phủ hoặc liên quan đến an ninh thì tất nhiên sẽ có những biện pháp bảo vệ đặc biệt không chỉ là niêm phong. Nhưng trong các lĩnh vực khác và trong hoạt động hàng ngày cũng có rất nhiều loại giấy tờ hồ sơ cần được giữ kín hoặc hạn chế việc xem một cách công khai, đặc biệt khi nó phải lưu chuyển qua nhiều khâu và để đảm bảo việc này hồ sơ ấy cần được niêm phong lại. Việc niêm phong này không chỉ mang tính hình thức để cảnh báo rằng hồ sơ không được phép xem tùy tiện mà còn để đảm bảo có thể phát hiện khi đã bị xâm hại trong quá trình lưu chuyển.

Tem niêm phong hồ sơ là gì?

Tem niêm phong hồ sơ là loại tem dán chuyên biệt có chức năng cảnh báo, chuyên dùng để dán trên mép đóng mở của các loại bao bì chứa đựng các loại hồ sơ. Các loại giấy tờ, hổ sơ cần niêm phong được bỏ vào một loại phong bì khi luân chuyển, ở phần mép phong bì sẽ dùng tem niêm phong dán để giữ mép lại, không cho phép mở ra. Để mở phong bì hồ sơ phải lột lớp tem niêm phong này trước. Với đặc tính loại tem này, khi lột ra sẽ để lại một lớp keo cảnh báo dính lại phần phong bì với các dòng chữ như “ ĐÃ MỞ” hoặc “OPEN VOID” và nếu muốn dán tem ngược trở lại cũng không được. Điểu này giúp cho người nhận sẽ nhận biết là phong bì hồ sơ đã bị mở và xem qua hay chưa. Tem niêm phong hồ sơ tùy vào mục đích hay lĩnh vực hoạt động sẽ có mức độ bảo mật cũng như yêu cầu đặc tính tem niêm phong sẽ khác nhau

Tem niêm phong hồ sơ giao nhận

Trong lĩnh vực giao nhận, người giao hàng không chỉ giao các loại hàng hóa được đóng gói mà còn giao nhận các loại bao bì chứa đựng hồ sơ trong đó. Người chủ sở hữu hồ sơ vì nhiều lý do chắc chắn không muốn hồ sơ giấy tờ của mình bị xem qua một cách tùy tiện trong suốt quá trình nó được vận chuyển cũng như chỉ muốn hồ sơ ấy được mở ra xem bởi chính người nhận cuối cùng nên sẽ dùng tem niêm phong dán lên hồ sơ trước khi chuyển cho đơn vị giao nhận. Với mục đích này thì tem niêm phong cần mức độ bảo mật ở mức cơ bản, không phải quá cao. Tem niêm phong dùng trong trường hợp này sẽ có những đòi hỏi như:

  • Dễ dùng cho mọi đối tượng và nhanh gọn tiện dụng trong mọi trường hợp
  • Không dễ bị bông trốc trong quá trình vận chuyển cùng với hàng hóa
  • chức năng cảnh báo để biết tem đã bị bốc ra hay chưa
  • Có thể bốc tem ra nhưng không làm hư hại đến hồ sơ bên trong phong bỉ

Tem niêm phong hồ sơ nội bộ

Trong hoạt động của doanh nghiệp, có thể phát sinh những loại hồ sơ cần luân chuyển trong nội bộ, giữa các cấp quản lý khác nhau hoặc từ cấp phòng ban bộ phận khác nhau. Các hồ sơ này đôi khi cần được bảo mật nhất định, tránh bị mở ra xem hoặc lộ thông tin trong quá trình luân chuyển. Để đảm bảo điều này hồ sồ sẽ được bảo vệ bằng cách bỏ vào phong bì và niêm phong lại bằng tem. Tem niêm phong hồ sơ này sẽ dán lên phong bì hồ sơ và có chức năng cảnh báo nếu tem bị bốc ra hoặc dán lại. Đối với nhu cầu niêm phong hồ sơ trong nội bộ thì đòi hỏi tính bảo mật tương đối cao vì một khi đã cần phải bảo mật nghĩa là nội dung hồ sơ ấy có tính nhạy cảm và xác suất bị xâm hại là có. Ngoài ra, vì được lưu trữ bở một bộ phận nhất định hoặc được luân chuyển qua nhiều khâu nên phải kết hợp việc lưu giữ theo dõi thông tin trên tem. Tem niêm phong dùng trong trường hợp này sẽ có những đòi hỏi như:

  • Phải là tem được in riêng, có nhận diện của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền sở hữu chung
  • Tem niêm phong hồ sơ phải in kèm các thông tin để điền hoặc ký trong quá trình lưu hoặc luân chuyển
  • Tem niêm phong phải dễ dùng, thuận tiện và dễ lưu trữ quản lý trong doanh nghiệp
  • Không dễ bị bông trốc trong quá trình luân chuyển và bông trốc theo thời gian khi lưu trữ lâu ngày
  • chức năng cảnh báo để biết tem đã bị bốc ra hay chưa
  • Có thể bốc tem ra nhưng không làm hư hại đến hồ sơ bên trong phong bì

Tem niêm phong hồ sơ ngân hàng

Trong hoạt động đặc thù của ngành ngân hàng thì hồ sơ là thứ phát sinh nhiều nhất. Các loại hồ sơ phát sinh cả từ phía khách hàng đi vào ngân hàng và cả từ trong nội bộ hoạt động của ngân hàng. Tất cả các loại hồ sơ này đều có thể phát sinh các nhu cầu bảo mật cao. Khách hàng có thể gửi các thông tin hồ sơ làm việc với ngân hàng như hồ sơ vay vốn, hồ sơ về tài chính doanh nghiệp.v.v.. Các hồ sơ này sẽ đi qua nhiều khâu khác nhau trong ngân hàng trong quá trình xử lý và cần được bảo mật trong quá trình này. Ngoài ra, trong nội bộ hoạt động của ngân hàng, việc xử lý hồ sơ cũng là một trong những việc nhiều nất và đặc thù của các loại hồ sơ liên quan đến tài chính đều có tính riêng tư, cần bảo mật nên yêu cầu về niêm phong để bảo mật là rất cao. Tất cả các nhu cầu bảo mật này trong ngân hàng đều phải dùng tem niêm phong. Các loại tem niêm phong này theo đòi hỏi của ngân hàng phải có những đặc thù nhất định để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối vì tính bảo mật trong trường hợp này là rất cao. Tem niêm phong dùng trong trường hợp này sẽ có những đòi hỏi như:

  • Phải được in riêng theo nhận diện của ngân hàng theo quy định chung
  • Phải có các thông tin trên tem để theo dõi lưu chuyển hồ sơ
  • Phải đáp ứng các chức năng cảnh báo phức tạp theo đặc thù hoạt động của ngân hàng
  • Tem niêm phong phải dễ dùng, thuận tiện và dễ lưu trữ quản lý trong ngân hàng
  • Không dễ bị bông trốc trong quá trình luân chuyển và bông trốc theo thời gian khi lưu trữ lâu ngày
  • Có thể bốc tem ra nhưng không làm hư hại đến hồ sơ bên trong phong bì

Các loại tem niêm phong hồ sơ

Với công nghệ hiện nay, tem niêm phong hồ sơ có thể được sản xuất với những tính năng và sự tùy biến rất cao. Tùy theo mục đích sử dụng và những yêu cầu nhất định mà bạn có thể lựa chọn những loại tem niêm phong hồ sơ phù hợp.

  • Với mục đích dùng trong giao nhận, bạn có thể lựa chọn dùng tem niêm phong hồ sơ dạng in sẵn. Bạn có thể mua về và sử dụng để dán lên hàng hóa bất cứ lúc nào. Trên tem có in sẵn các thông tin phù hợp để bạn điền và ký tên khi giao nhận. Với nhu cầu dùng tem niêm phong hồ sơ trong doanh nghiệp nếu không đòi hỏi quá cao bạn cũng có thể mua để lưu trữ và dùng loại tem này bất cứ lúc nào
  • Với mục đích dùng bảo mật hồ sơ trong doanh nghiệp hoặc ngành ngân hàng (hay các ngành đòi hỏi cao tương tự) bạn có thể đặt in theo yêu cầu với thông tin và logo, tên nhận diện của doanh nghiệp cũng như các đòi hỏi đặc thù khác. Việc in theo nhân diện của doanh nghiệp có 2 hình thức, bạn có thể in trên bề mặt tem hoặc có thể tạo logo nhận diện trên lớp keo dính lại trên bề mặt vật liệu khi keo bị bốc ra

Khi sử dụng tem niêm phong của hồ sơ, bạn có thể lựa chọn về tính năng của tem niêm phong hồ sơ với các đặc điểm sau:

  • Về chức năng bảo mật: cách phổ biến nhất là loại tem để lại lớp keo cảnh báo trên phong bì hồ sơ với nội dung cảnh báo. Với tiếng Việt sẽ xuất hiện từ “ĐÃ MỞ”, với tiếng Anh sẽ xuất hiện từ “OPEN VOID” hoặc đơn giản chỉ là hình dạng tổ ong. Nếu chọn hình thức xuất hiện logo của doanh nghiệp trên lớp keo thì có thể kết hợp hoặc không kết hợp các từ này. Ngoài ra, tùy vào đặc thù hoạt động, bạn có thể yêu cầu các hình thức bảo mật cao hơn
  • Về hình dáng:
    • Với loại tem in sẵn thường sẽ có các kích thước 40x60(m) hoặc 30x60(mm) và có các màu phổ biến như đỏ, xanh dương, trắng, bạc.
    • Với tem in theo yêu cầu, bạn có thể đặt in mọi kích thước và hình dạng (vuông, tròn, chữ nhật...) và kết hợp các mục đích khác trên tem như in hoa văn nền, in hologram để chống giả, in UV, in phủ màng bảo vệ mực hoặc in số nhảy để theo dõi.v.v..

Mẫu tem niêm phong hồ sơ loại in sẵn - có cảnh báo chữ "OPEN VOID"

Mẫu tem niêm phong hồ sơ đặt in theo nhận diện thương hiệu 

Mô tả cách dùng tem niêm phong dán lên phong bì hồ sơ

Tem niêm phong hồ sơ  được cung cấp bởi 3TOmega

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in ấn, tem nhãn, 3TOmega tự tin cung cấp cho bạn tất cả các loại tem niêm phong hồ sơ  như mô tả bên trên.

  • Đối với các loại tem niêm phong hồ sơ in sẵn, quý khách hàng có thể tìm mua mẫu tem do 3TOmega sản xuất ở nhiều trang thương mại điện tử phổ biến với mức giá rất phải chăng phù hợp cho mục đích dùng nhanh hàng ngày.
  • Với các nhu cầu in tem niêm phong hồ sơ chuyên nghiệp hơn, đòi hỏi kết hợp nhận diện và các yêu cầu đặc biệt khác về mức độ bảo mật, quý khách hàng có thể liên hệ 3TOmega để được tư vấn chi tiết nhất cho giải pháp phù hợp.

Trong quá trình hoạt động hơn 20 năm, 3TOmega đã gặp rất nhiều trường hợp và hiểu rất rõ về nhu cầu bảo mật hồ sơ trong doanh nghiệp. Do đó, chúng tôi luôn nghiên cứu, đầu tư công nghệ và giải pháp để mang đến những loại tem ưu việt nhất cho khách hàng trong lĩnh vực niêm phong hồ sơ để bảo mật nói riêng và các sản phẩm tem niêm phong nói chung trong các ngành khác và xem đây là một trong những sản phẩm chủ lực của 3TOmega. Trong nhiều sự lựa chọn hiện nay trên thị trường đối với loại hình tem niêm phong hàng hóa này, việc lựa chọn 3TOmega sẽ mang đến những lợi thế nhất định:

  • Chúng tôi có hơn 20 năm kinh nghiệm với hàng trăm khách hàng lớn trong lĩnh vực tem nhãn
  • 3TOmega chú trọng việc tư vấn sát theo nhu cầu khách hàng để đưa ra giải pháp phù hợp nhất
  • Công nghệ tiến tiến và linh hoạt là điều mà 3TOmega đầu tư và nghiên cứu nhiều nhất
  • Chúng tôi đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu vì sản phẩm mang tính bảo mật cho khách hàng

Với hơn 20 năm phục vụ cho khách hàng doanh nghiệp, 3TOmega tự tin đáp ứng mọi nhu cầu bảo mật bằng tem nhãn cho các doanh nghiệp. Mọi nhu cầu đều có giải pháp nếu trao đổi chi tiết cùng nhau để bám sát thực tế. Vì vậy, nếu đang có nhu cầu về tm nhãn bảo mật, hãy liên hệ với 3TOmega để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất bạn nhé!

Mọi chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ IN ẤN & TEM NHÃN THÁI DƯƠNG

129 Lý Tế Xuyên, Phường Linh Đông, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0913901776 – 0917033755

E-mail: info@3tomega.com

Fanpage: https://www.facebook.com/3tomega/

Website: www.3tomega.com